Bürooptimierung ist ein Konzept, das den Büroarbeitsplatz als ganzheitliches System begreift

und alle ineinander verzahnten Bereiche einer Analyse unterzieht und dem Menschen in seinen Bedürfnissen anpasst.

Im Detail fängt dies bei der kaufmännischen Analyse an. Abteilungen, Gruppen, Kommunikationswege und die technische Ausstattung sind zu analysieren und im Sinne einer effektiven Büroplanung zu strukturieren.

Jedes Unternehmen, jede Organisation ist Einzigartigkeit. Unterschiede in Struktur der Mitarbeiter, Art der Zusammenarbeit, Identität und Wohlfühlfaktoren beeinflussen Akzeptanz und Effektivität des Unternehmens oder der Organisation.

Damit eine spätere Büroplanung und Gestaltung optimal auf die Belange der jeweiligen Organisation abgestimmt werden kann, ist eine Analyse durchzuführen. Durch die Kombination von Bestandsaufnahme und Mitarbeiterbefragung erhalten wir wichtige Informationen über bestehende Mängel und Unzulänglichkeiten, um konkret Lösungen zu erarbeiten und Abhilfen zu schaffen. Die Bestandsaufnahme und Mitarbeiterbefragung enthält:

• Zielvereinbarung: Unternehmens-Ziele, Termine, Kosten, Mitarbeiter-Einbeziehung.
• Organisationsanalyse: Struktur, Gruppen, Kommunikationswege, Arbeitsmittel, Arbeitsweise, Wünsche.
• Raumanalyse: Layout, Lichtfaktoren, Akustik, Klima, technische Ausstattung, Ambiente.
• Analyse der Softfaktoren: emotionale Attraktion von Umgebung, Gebäude, Raum.
• Analyse der Effizienzfaktoren: kulturelle, individuelle und spezifische Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Büroarbeit ist Informationsbearbeitung und -weitergabe. Das sind Informationen, die belegorientiert verarbeitet werden - Informationen, die den Arbeitsprozess begleiten und mit Arbeitskollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern ausgetauscht werden müssen.

• Wie verlaufen die formalen und die informellen Prozesse?
• Wie kann die Informationsweitergabe optimiert werden?
• Welche Arbeitsplätze müssen/ können für zeitweise Aktivitäten zu Arbeitsgruppen zusammengefasst werden,
• bei welchen Arbeitsplätzen dominiert die ständige konzentrierte Einzeltätigkeit?

Fragestellungen, die die Zuordnung von Arbeitsplätzen bestimmen, die den Arbeitfluss verbessern und die Flächeneffizienz beeinflussen. Die aber auch daraufhin untersucht werden müssen, ob sie für die Zukunft weiterhin bestandskräftig sind - oder gibt es neue Prozesse und neue Entwicklungen, die eventuell andere Formen der Büroarbeit, andere Prozesse und andere Raumformen sinnvoll erscheinen lassen?

Ein Projektbeispiel:

Ausgangssituation:

Heute überwiegt das Konzept klassischer Zellenbüros in einem bestehenden Bürogebäude. Die Belegung mit Büroarbeitsplätzen ist derzeit recht kompakt.

Zielsetzung:

Es wird allgemein ein zukunftsfähiges Konzept gesucht, das nicht ausschließlich die reine Flächenoptimierung beinhaltet, sondern Unternehmens-Kultur, Ergonomie sowie Identifikations- und Wohlfühlfaktoren berücksichtigt. Konkrete Vorgaben für eventuelle Flächeneinsparungen durch ein neues Konzept sind derzeit nicht vorgegeben.

Konkrete Aufgabenstellung für die Planung:

Mitarbeiter und Abteilungsleiter sollen nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen bezüglich der individuellen Arbeitsplatzgestaltung befragt und mit einbezogen werden. Die Ergebnisse dieser Befragung sollen wesentlicher Teil der Grundlage für die zukünftige Raum- und Arbeitsplatzgestaltung im Sinne einer Re-Vitalisierung von „Büroarbeitsplatz– Organisation – Mensch“ sein.

Vorgeschlagener Projektablauf:

• 1.    Erfassen des Ist Zustandes .. und der „Wünsche“
  • a)    Briefingtermin, Zielvereinbarung
  • b)    Softwareunterstützte Potenzialanalyse, Survey auf Basis des Alchimedus Prinzips für Abteilungsleiter UND Mitarbeiter. Nur so erhalten wir aussagekräftige ehrliche Daten u.A. bezogen auf Altersgruppen, Abteilungen und Geschlecht. Erfahrungsgemäß werden erst durch die Einbeziehung der Mitarbeiter Mängel und Potenziale entdeckt, die sonst gerne übersehen werden (Thema Betriebsblindheit). Nach dem 3-Kräfte Modell des Alchimedus Prinzips werden die Fragen individuell angepasst und aufgeteilt in:
    • i)      Thema Inspiration -> Raumpsychologie: innovatives Unternehmenspotenzial, Ziele, Kreativität, Ideen, Offenheit, Unternehmenskultur, CI
    • ii)     Thema Mensch -> Gesundheit und Soziologie: individuelles Potenzial, Identifikation, emotionales Engagement, Vision, Service, Kommunikation
    • iii)    Thema Werkzeug -> Ergonomie: funktionelles Potenzial, Struktur, Übersicht, Kontrolle, Funktion, Schnelligkeit, Effizienz
  • (Das Survey erfolgt online mit personalisiertem Zugangscode und ist für jeden Mitarbeiter in 5-10min zu erledigen.)
  • c)    Bestandaufnahme Architektur und Mobiliar durch Planer / Architekt (beinhaltet: Gebäude Architektur, Flächenberechnung, Innenarchitektur und Design, Licht, Akustik, Klima, Technik und Verkabelung, Beschattung, emotionale Faktoren wie Pflanzen, Wasserobjekte und Bilder, Ambiente.
  • d)    Kaufmännische Bestandsaufnahme der Struktur der Arbeitsplätze nach Abteilungen bzw. Tätigkeit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter, sowie der Kommunikationswege.
• 2.    Die erhobenen Daten werden (anonym) per Software ausgewertet und gemeinsam mit den Abteilungsleitern daraus ableitend Planungsgrundsätze und Leitlinien ermittelt und festgelegt. Damit wird sicher gestellt, dass der Soll Zustand nicht nur ein „moderner“ Spiegel des Ist Zustandes wird, sondern konkret und individuell, wegbereitend die Potenziale der Swiss Life unterstützt und fördert.
• 3.    Erstellen einer auszugsweisen Entwurfsplanung mit 2-3 Varianten und Abstimmung mit den Abteilungsleitern. Festlegung der bevorzugten Varianten, Raumkonzepte, Farbgestaltung, Arbeitsplatztypen, etc.
• 4.    Erstellen einer detaillierten Entwurfsplanung. Prüfung durch die Abteilungsleiter, Abstimmung von Änderungen, Ergänzungen und Freigabe
• 5.    Feinplanung in Acad und Berichtserstellung. Der Bericht enthält, über die Planung hinausgehend, weitere Auswertungen, die aus dem Survey gewonnen wurden und weitere Verbesserungspotenziale identifizieren.    

Je nach Verfügbarkeit und Bedarf setzt sich unser Team zusammen aus:  

• 1.    Projektleiter:
• 2.    Experte für Potenzialermittlung und Projektmanager
• 3.    Architektin / Architekt
• 4.    Büroplaner und Mediengestalter
• 5.    Lichtexperte
• 6.    Akustikexperten
• 7.    Designer